Imao sam angažman da pružim podršku u organizaciji sektora volontera na jednoj niškoj konferenciji. Tom prilikom, dosadašnje iskustvo pretvorio sam u preporuke koje ovom prilikom pretvaram u neku vrstu uputstva za hendlanje volontera, njihovih potreba i neophodne validacije njihovog angažmana. Ovo iskustvo ima dva ugla gledanja, jer sam na prethodnim događajima bio i u ulozi volontera, ali i u ulozi osobe zadužene za logistiku.
Ko je idealan volonter?
Kao što ne možete prodati svakoj osobi kafu, zato što recimo ne voli ili ne pije kafu, tako ne možete ni pozvati svaku osobu da bude volonter. Volontiranje kao proces treba imati neku uzajamnu korist odnosno da ispunjava potrebe i volontera, ali i vas koji te volontere angažujete. Do sada sam radio sa različitim uzrastima i profilima ljudi koji su bili voljni da volontiraju, međutim nisu svi bili idealni volonteri za sve aktivnosti.
Osobe koje već rade, tj imaju prihode, mogu volontirati isključivo ukoliko su im ti prihodi stabilni i zadovoljavaju ih do tog nivoa da im volontiranje izgleda kao njihovo vraćanje nazad zajednici, odnosno korisno trošenje slobodnog vremena.
Osobe koje ne rade, po mog iskustvu, dele se na dve grupe:
- Osobe koje bi želele da rade, ali trenutno nisu u mogućnosti da nađu posao, jer su ograničeni kontaktima ili ne znaju šta bi da rade.
- Osobe koje nemaju potrebu da rade, jer npr. uče/studiraju i žele da unaprede svoje znanje, odnosno povećaju iskustvo.
Za svaku od ovih grupa automatski izvlačimo potencijalne potrebe:
- Pametno korišćenje slobodnog vremena
- Povećanje baze kontakata
- Otkrivanje nečeg novog
- Bogaćenje znanja i iskustva
- Vraćanje zajednici
U zavisnosti od događaja, biraćete koja grupa vam najviše odgovara, ali evo ponovo iz iskustva neka razmišljanja kada su mladi u pitanju. Na primeru Niša, studenti 1. ili 2. godine fakulteta fokusirani su na fakultet i smatraju da im iskustvo volontiranja u tom smislu neće pomoći, već samo oduzeti vreme koje bi inače mogli da upotrebe za učenje za ispite. Shodno tome, uvek preporučujem da se poziv za volontiranje uputi učenicima srednjih škola i to 3. i 4. godine, kao i studentima viših godina fakulteta, jer su se oni već snašli u formalnom sistemu i pozicionirali tako da znaju kakve obaveze imaju i gde to iskustvo volontiranja mogu da uklope u svoj raspored.
Uzajamna korist kroz volontiranje
Naznačiti volonterima širu sliku događaja, pogotovo perspektivu da je ovo jako važan događaj iz XY razloga, takođe opišite važnost ljudi koji ga posećuju, mogućnost za druženje i minglovanje. Nikako ne postavljati velika očekivanja, već prebaciti odgovornost na same volontere, odnosno da će dobiti od ovog događaja onoliko koliko oni budu želeli/cimali se.
Da pomenemo i potencijalno plaćanje volontera i moj savet je da se to izbegne, jer se automatski menja motivacija sa kojom su ljudi došli da volontiraju, čime se gubi vrednost pomenutog u prethodnom pasusu. Ukoliko baš zagusti i ne budete imali ljude, ovo može da bude opcija, ali ne preporučujem, makar ne dok se sam događaj ne završi, pa to bude neko iznenađenje kojim ćete pokazati da ih dodatno cenite za njihov trud.
Ukoliko su volonteri učenici ili studenti, jako je važno da pre samog događaja, npr. u nedelji održavanja istog, dobiju Molbe za odsustvo sa predavanja/časova.
Skeniranje potencijalno zainteresovanih
Lični poziv – krećete u 1 na 1 komunikaciju sa ljudima koje ste markirali kao osobe koje bi mogle da budu zainteresovane za volontiranje, na primer: prolazeći listu pratioca na Instagram profilu, listu prijatelja na Facebook-u ili neku listu kontakta koju već imate u nekom obliku.
Javni poziv – izbaciti na sajtu ili društvenim mrežama formular gde tražite volontere da vam se prijave i ostave podatke.
Spakujte podatke svih koji su vam potvrdili da su zainteresovani u neku tabelu. Tabela bi bilo idealno da sadrži sledeće podatke:
- Ime
- Prezime
- Datum rođenja
- Škola/fax ili organizacija
- Kontakt telefon
- Imejl adresa
- Napomena
Pripreme i dogovori sa volonterima
Sa volonterima je neophodno odraditi prep sastanak i to idealno u prostoru u kome će biti događaj kako bi mogli da vizualizuju gde se šta nalazi. Na tom sastanku je potrebno i odrediti pozicije u kojoj sali/prostoru volonter operiše, sa kojim aktivnostima, koje odluke može samostalno da donese i ko je nadležna osoba/e koja mu zadaje nove aktivnosti, kako bi se izbegla mogućnost da se volonteri vucaraju levo desno i da na kraju niste sigurni ko šta radi.
Sve dogovore, najbolje je napisati u jedan dokument koji će biti dostupan njima, idealno sa prikazom prostora, pozicijama, kontakt podacima svih volontera, ali i nadležnih osoba. Takođe, taj dokument bi trebalo da sadrži uputstva za rad volontera i najbolje napomenuti da ga svi imaju kao bookmarkovanu stranicu ili skinut PDF u svojim telefonima.
Organizovati CheckIn sastanak, na dan događaja ili dan ranije, ali svakako pre događaja, gde ćete još jednom proći kroz taj dokument zajedno i proveriti da li su svi na istoj strani i svima sve jasno.
Validacija rada i buduća saradnja
Nakon završenog događaja, bilo bi lepo da volonteri dobiju potvrdu o volontiranju sa njihovim imenom i prezimenom, kako bi dalje to mogli da koriste kao neku vrstu reference i potvrde da su stvarno učestvovali na ovom događaju.
Zaključak
Angažovanje volontera nije jednostavan proces, ali daje posebnu vrednost svakom događaju. Sa druge strane volontiranje ima višestruke benefite i sve preporuke da budete deo neke priče što pre 🙂
Pišite šta treba, u kontaktu smo! 😉
